Mise en place du conseil de la documentation de l’Université PSL

Constitution du Conseil de la documentation

Le conseil de la documentation a pour mission d’élaborer des propositions sur la stratégie de l’Université PSL en matière de documentation et de diffusion de la culture et des savoirs de l’Université. Il donne un avis sur le projet de budget de documentation de PSL et des cofinancements des établissements-composantes dans son champ de compétence. Il est tenu informé des crédits documentaires des bibliothèques et de leur utilisation. Il émet un avis sur l’organisation de la mutualisation des services supports de la documentation et est consulté sur les projets de convention avec les organismes extérieurs relatives à la documentation et à l’information scientifique et technique.

Le conseil de la documentation est présidé par le président de l’Université PSL. Il est composé de 25 membres selon la répartition suivante :

• Le président de l’Université PSL ou son représentant (vice-présidente ou vice-président de l'université) ;
• Sept enseignantes- chercheuses, enseignants-chercheurs, enseignantes, enseignants, chercheuses et chercheurs de l’Université PSL désignés par et parmi leurs représentantes et représentants au conseil d’administration de l’Université PSL et au sénat académique au scrutin uninominal majoritaire ; trois le sont par le conseil d’administration et quatre par le sénat académique ;
• Sept étudiantes et étudiants de la licence au doctorat élus parmi et par les étudiants titulaires du conseil d’administration et du sénat académique au scrutin uninominal majoritaire ;
• Sept représentantes et représentants élus par l’ensemble des personnels des services de documentation des établissements-composantes, des membres associés et du personnel du service mixte support (SMS) de la documentation de l’Université PSL ;
• Trois personnalités extérieures désignées par le président de l’Université PSL après avis du directrice/directeur du SMS documentation de PSL.

Ces membres sont nommés pour un mandat renouvelable une fois, d’une durée de cinq ans, réduite à deux ans et demi pour les étudiants.

Participent, avec voix consultative, aux séances du conseil de documentation :

• Le directeur du Service mutualisé support de la documentation de l'Université PSL ;
• Les responsables des services de documentation s’ils ne siègent pas parmi les membres élus ;
• Toute personne dont la présence est jugée utile par le président.

Le conseil de la documentation se réunit au moins une fois par an. Une session intervient obligatoirement entre six et quatre semaines avant le conseil d’administration qui doit adopter le budget. Il peut délibérer si au moins le tiers de ses membres est présent ou représenté. En l’absence de quorum, le conseil de la documentation est convoqué à nouveau au moins dix jours calendaires après la date initiale et peut délibérer quel que soit le nombre de présents.

L’élection des représentantes et représentants des personnels des services de documentation

L’ensemble des personnels des services de documentation des établissements-composantes, des membres associés et du SMS documentation de l’Université éliront sept représentantes et représentants au scrutin de liste sans panachage ni vote préférentiel à la proportionnelle. L’attribution des sièges se fera au plus fort reste.

Candidatures

Les personnels des services de documentation des établissements-composantes, des membres associés et du SMS documentation de l’Université ont la possibilité de se porter candidats en constituant une liste électorale.
Pour être valables, ces listes doivent être constituées de 4 à 7 personnes, et être accompagnées alternativement de femmes et d’hommes. Les quatre premiers candidats et candidates dans l’ordre de la liste doivent être issus d’établissements différents.
Pour être recevables, les listes des candidates et candidats doivent être réceptionnées par PSL avant le lundi 29 mars à midi soit par mail à elections@psl.eu (l’horodatage de la boîte mail de réception faisant foi).
Les listes doivent être présentées via les formulaires fournis par PSL, dûment remplis et signés en original. Elles doivent comporter :

• Le formulaire de dépôt de liste
• Une déclaration individuelle pour chaque candidate/candidat avec signature manuscrite originale (cf documents en téléchargement en bas de page). Aucune copie ne sera acceptée ;
• Une photocopie des cartes d'identité des candidates/candidats. Pour les étudiantes/étudiants il est nécessaire d'ajouter une carte étudiante ou un certificat de scolarité à jour ;
• Eventuellement une profession de foi (format obligatoire : 1 page recto/verso format A4) ;
• En cas de soutien syndical, un mandat signé (avec signature manuscrite originale) par une/un représentante/représentant de l'organisation syndicale représentative considérée avec ses coordonnées. Sur le niveau de représentativité, le mandat doit émaner d’une organisation syndicale représentative au niveau du comité technique de l’université ou de celui du Ministère de l’enseignement supérieure, de la recherche et de l’innovation.

Modalités de vote

L’élection se tiendra par vote électronique. Les électrices/électeurs recevront à l’adresse mail transmise par leur établissement des identifiants ainsi qu’une notice de vote afin de se connecter au moment du scrutin.

Calendrier général

• JEUDI 18 MARS : Publication des listes électorales ;
• LUNDI 29 MARS A MIDI : Réception des candidatures par PSL ;
• MERCREDI 31 MARS : Date limite de demande d’inscription sur les listes électorales ;
• JEUDI 8 AVRIL : Scrutin au Conseil de la documentation par voie électronique ;
• VENDREDI 9 AVRIL : Dépouillement et annonce des résultats.